Mal Kabul Nasıl Yapılır? Market ve Depoda Adım Adım Kontrol

Mal Kabul Nasıl Yapılır?

Mal kabul nasıl yapılır sorusunun cevabı kısaca şudur: sevkiyatı boşaltmadan önce irsaliyeyi elinize alın, sayımı araç başında yapın, farkları tutanağa yazın ve ürünü sisteme raf yerleşiminden önce işleyin. Bu sıralama bozulduğunda iki gün sonra rafı görünce hatırlamadığınız bir farkla uğraşırsınız.

Mal kabul, satın alma sürecinin en çok atlanan ama en çok para kurtaran adımıdır. Market reyonunda tek bir kolinin yanlış sayılması, ay sonunda stok sayımı tahmininizden daha büyük sürprize dönüşür. Aşağıda hem market hem depo için uygulanabilir bir kabul akışını adım adım veriyoruz.

Mal Kabul Öncesi Hazırlık: Sevkiyat Gelmeden Yapılacaklar

İyi mal kabul, kamyon kapıda dururken değil, sipariş verildiği gün başlar. Kabul alanınızda sayım için yer yoksa telaşla sayarsınız; telaşla yapılan sayım hata üretir.

• Beklenen siparişi yazdırın. Tedarikçiye verdiğiniz sipariş adetlerini bir kağıt veya tablette hazır tutun. Böylece irsaliyeyi körü körüne imzalamazsınız.
• Kabul alanını boşaltın. Palet, kasa veya koli açılabilecek bir masa ya da boş zemin ayırın.
• Kantar ve terazi hazır mı bakın. Tartılı ürün gelen bir işletmede terazinin kalibrasyonu, kabulün ilk adımıdır.
• Barkod okuyucuyu şarjda tutun. Elinizdeki barkod okuyucu sayımı hızlandırır, aynı ürünü iki kere sayma riskini azaltır.
• Depo ve şube ayrımını netleştirin. Sevkiyat hangi depoya giriyor, hangi şubeye gidecek? Bu bilinmezse ürün yanlış lokasyona işlenir.

Bu hazırlık on dakika alır, kabulde bir saati kurtarır.

Adım Adım Mal Kabul Süreci

Aşağıdaki akış hem 10 kalemlik bir market siparişi hem de yüzlerce kalemlik depo sevkiyatı için aynı mantıkla işler. Adedi çok olan sevkiyatlarda paletlere sıra numarası vermeniz, kopan bir süreçte geri dönüşü kolaylaştırır.

1. İrsaliye ve Fatura Bilgisini Siparişle Karşılaştırın

Önce kağıt işi. İrsaliyedeki ürün listesi, sipariş verdiğiniz listeyle uyuşuyor mu? Model, ürün kodu, birim ve fiyat satırlarını kontrol edin. İrsaliyede olmayan bir ürün geldiyse bu bir hediye, promosyon veya hatalı sevkiyat olabilir; kabul etmeden önce tedarikçiyle teyit edin.

Sipariş etmediğiniz ürünü irsaliyeye yazdırıp kabul etmek, ileride iade tartışması yaşamanıza yol açar.

2. Fiziksel Sayımı Araç Başında Yapın

Kolileri rafa taşımadan sayın. Kolinin üstündeki "adet: 12" yazısına güvenmeyin; bir koli içini açıp bakmadığınız sürece sadece ambalaj saymış olursunuz. Her koliyi açık kontrol edin veya en azından her partiden bir koliyi örnekleyerek doğrulayın.

Sayımı barkodla yapıyorsanız ürünü okutup adedi elle girin. Bu yöntem, özellikle market ve depo stok takibinde aynı ürünün farklı beden veya gramajının karışmasını engeller.

3. Miktar ve Kaliteyi Birlikte Kontrol Edin

Mal kabul sadece "kaç tane geldi" sorusu değildir. Şu kontrolleri aynı turda yapın:

• Ambalaj hasarı: Ezik koli, patlamış kavanoz, delinmiş paket. Görsel kanıt için fotoğraf çekin.
• Tarih kontrolü: Gelen partide eski tarihli ürün var mı? Rafa çıkan ürünün raf ömrü kısa kalmasın.
• Miktar farkı: Eksik gelen ürün, fazla gelen ürün, yanlış gramaj.
• Kalite farkı: Renk, ebat veya model siparişle aynı mı?

Hasarlı koliyi iadeyi bekletmeden ayırın ve fotoğrafla birlikte tedarikçiye bildirin. Mal kabul sonrasında yapılan hasar bildirimi, çoğu zaman tedarikçi tarafından kabul görmez.

4. Farkları Mal Kabul Tutanağına Yazın

Örneğin 24 adet sipariş verdiğiniz üründen 22 adet geldiyse, bunu araçta ve tedarikçi görevlisinin yanında tutanağa geçirin. Tutanakta şu üç bilgi mutlaka olsun: ürün adı ve kodu, sipariş edilen adet, teslim alınan adet. İki taraf da imzalasın.

Sözlü olarak "eksik geldi, arada hallederiz" anlaşması en kırılgan çözümdür. Ertesi ay irsaliye kapanır, kimse hatırlamaz.

5. Ürünü Sisteme İşleyin

Sayım doğrulandıktan sonra ürünü stoğa girin. Hangi tarihte, hangi tedarikçiden, hangi birim maliyetle ve hangi depoya girdiğini kaydedin. Tedarikçi, tarih ve birim fiyat bilgisi olmayan bir stok girişi ileride stok maliyeti hesabınızı da bozar.

Aynı ürün birden fazla depoya giriyorsa transferi ayrı bir işlem olarak açın. Depolar arası hareketi karıştırmak, sonraki depo transferi raporlarını anlamsız hale getirir.

6. Raf Yerleşimini Kurallı Yapın

Sisteme işlenen ürün rafa çıkarken şu kuralı uygulayın: eski tarihli ürün öne, yeni gelen arkaya. Marketlerde bu kural, raf ömrü kısa ürünlerde iade oranını düşürür.

Raf etiketi ile ürün kodu aynı mı kontrol edin. Etiketi olmayan ürün, sayım günü bulunamaz.

Market ve Depo İçin Farklılaşan Noktalar

Market ile depo aynı ürünü farklı hızda hareket ettirir. Bu yüzden mal kabul öncelikleri de değişir.

Markette Mal Kabul

Market kabulünde hız önemlidir; çünkü ürün doğrudan rafı besler. Soğuk zincir ürünleri ilk sırada kontrol edin. Kasaya yakın ürünleri en sona bırakın ki reyon boş kalmasın. Tartılı gelen ürünlerde tartım sonucunu irsaliyedeki kilogramla karşılaştırın; terazili saitis yaptığınız işletmede gram farkı günlük ciroya yansır.

Depoda Mal Kabul

Depo kabulünde öncelik izlenebilirliktir. Aynı ürünün birden fazla partisi geldiyse her partiyi ayrı satırda tutun. Koli üstündeki raf ömrü bilgisini kayda girin. Depoda mal kabul sırasında bir de yerleşim planı uygulayın: hacimli ürünler alt rafa, hızlı dönen ürünler kapıya yakın rafa.

Mal Kabulde En Sık Yapılan Hatalar

Aşağıdaki hatalar küçük işletmelerde neredeyse her hafta tekrarlanır. Listeyi kabul alanınızın duvarına asmanız bile fark yaratır.

• İrsaliyeyi saymadan imzalamak. "Sonra bakarız" cümlesi en pahalı cümledir.
• Sayımı tek kişiye bırakmak. Gelen koli sayısı fazlaysa sayan ve kaydeden iki kişi olsun.
• Farkı tutanağa yazmamak. Tutanaksız fark, muhasebede gider olarak kaybolur.
• Ürünü rafa koyup sisteme sonra işlemek. Arada satış olursa stok negatife düşer.
• Barkod etiketi olmayan ürünü geçici kodla girmemek. Kod olmadan ürün tekrar tekrar sayılır.

Mal Kabul Kontrol Listesi

Kabul alanında kullanmak için kısa bir kontrol listesi:

• Sipariş listesi elimde mi?
• İrsaliye siparişle uyuyor mu?
• Koli adedi ambalaj yazısından bağımsız sayıldı mı?
• Hasarlı ürün ayrıldı mı, fotoğrafı çekildi mi?
• Eksik/fazla fark tutanağa yazıldı ve imzalandı mı?
• Ürün tedarikçi, tarih ve maliyet bilgisiyle sisteme işlendi mi?
• Doğru depo/şube seçildi mi?
• Raf etiketi ve ürün kodu uyuşuyor mu?

Bu listeyi kabul sırasında doldurmak iki dakika sürer. Ay sonunda saatler kazandırır.

Sıkça Sorulan Sorular

Mal kabul nasıl yapılır ve ilk adım nedir?

İlk adım, sevkiyat gelmeden beklenen sipariş listesini hazırlamaktır. Araç geldiğinde irsaliyeyi siparişle karşılaştırın, sayımı koliler rafa çıkmadan yapın. Farkı tutanağa yazmadan imza atmayın.

Markette mal kabul ile depoda mal kabul arasındaki fark nedir?

Markette hız ve soğuk zincir önceliklidir; ürün doğrudan rafı besler. Depoda izlenebilirlik ve raf yerleşimi öne çıkar. İki durumda da sayım ve tutanak kuralı aynıdır.

Gelen ürün eksikse ne yapmalıyım?

Eksik ürünü tedarikçi görevlisinin yanında tutanağa yazın ve iki tarafa imzalatın. Sisteme yalnızca fiilen teslim alınan adedi girin, sipariş edilen adedi değil. Fotoğraf eklemek iade sürecini kolaylaştırır.

Mal kabul sırasında barkod okuyucu şart mı?

Şart değil, işi hızlandıran bir araçtır. Elle de sayabilirsiniz, ancak ürün çeşidi arttıkça okutmak hataları azaltır. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, sayım sonucunu kabul anında sisteme işleyin.

Mal kabulde tarih kontrolü neden önemli?

Gelen partide eski tarihli ürün varsa raf ömrü kısalır ve iade riski artar. Özellikle gıda ve kozmetikte tarihi kabul anında kontrol edip eski partiyi öne almak gerekir.

Bu adımları Basit Stok ile uygulayın

Mal kabul akışını dijitalleştirmek isterseniz market stok programı sayfasından özelliklere göz atabilir, kampanya sayfasından güncel koşulları inceleyebilirsiniz. Ücretsiz plan süresizdir ve kredi kartı istemez: 50 stok kartı, 50 cari ve ayda 100 fatura. Sınırsız plan yıllık ₺6.500 + KDV ile sınırsız stok, cari ve fatura, e-fatura ve e-arşiv, gelişmiş raporlar, yetki seviyeleri ve öncelikli destek sunar. Kamera ve harici barkod okuyucu desteği her iki planda da vardır.