Son Kullanma Tarihi Takibi: Gıda ve Kozmetikte Stok Yönetimi

Son Kullanma Tarihi Takibi Neden Gıda ve Kozmetikte Farklıdır?

Son kullanma tarihi takibi, market, eczane, kozmetik ve benzeri işletmelerde stok yönetiminin en kritik parçasıdır; çünkü bu ürünlerin değeri raf ömrüne bağlıdır. Bir kırtasiye ürünü rafta iki yıl bekleyebilir ama bir süt ürünü, bir krem veya bir vitamin takviyesi bekleyemez. Son kullanma tarihi geçen ürün satılamaz, iade edilemez ve çoğu zaman sadece zarar yazılır.

Çoğu esnaf bu sorunu "öne çıkanı sat" alışkanlığıyla çözmeye çalışır. Ancak gözle yapılan takip, raf sayısı arttıkça ve ürün çeşidi yüzleri geçtikçe çöker. Hangi ürünün ne zaman uyarı verdiğini, hangi partinin önce satılması gerektiğini kafanızda tutmaya çalışmak zamanla imkânsız hale gelir. Bu noktada devreye sistemli bir son kullanma tarihi (SKT) takibi yaklaşımı girer.

Bu rehberde SKT takibini adım adım kuracağız: hangi raflar için uyarı süresi belirleyeceğinizi, partinin (lot) nasıl kaydedileceğini, fire raporunun nasıl okunacağını ve raf dizilişiyle sistemin nasıl uyumlu çalışacağını.

Hangi Ürünlerde SKT Takibi Şarttır?

Her ürün aynı hassasiyetle takip edilmez. Kaynaklarınızı doğru yere ayırmak için ürünleri risk seviyesine göre ayırın.

• Yüksek riskli: Süt ürünleri, taze et/şarküteri, ekmek ve pastane ürünleri, hazır yemekler. Raf ömrü günlerle ölçülür.
• Orta riskli: Konserve, dondurulmuş ürün, kuru bakliyat, bebek maması, takviye edici gıda. Süre aylarla ifade edilir.
• Kozmetik ve kişisel bakım: Krem, güneş koruyucu, serum, makyaj ürünleri, şampuan. Açıldıktan sonraki süre (PAO) ayrıca önemlidir.
• Düşük riskli: Temizlik malzemesi, kâğıt ürünler, ambalaj. Çoğu zaman basit FIFO disiplini yeterlidir.

Bu ayrımı yaptıktan sonra her gruba farklı bir uyarı süresi atayabilirsiniz. Kısa raf ömürlü ürünlerde 7-15 gün, uzun raf ömürlülerde 60-90 gün eşiği iyi bir başlangıçtır. Eşikleri işletmenizin tedarik hızına göre kendiniz belirlemelisiniz.

Parti (Lot) Bazlı Kayıt Olmadan SKT Takibi Çalışmaz

SKT takibinin en çok atlanan adımı budur. Aynı ürünün farklı sevkiyatları farklı son kullanma tarihleri taşır. Deponuza iki kez gelen aynı şampuanın ilk partisi aralıkta, ikincisi şubatta bitiyor olabilir. Üründe tek bir adet tutup tek bir tarih girerseniz, sistem sizi yanıltır.

Doğru yaklaşım, girişte her sevkiyatı ayrı parti olarak kaydetmektir. Böylece:

• Aynı ürünün hangi partisinden kaç adet kaldığını görürsünüz.
• Satış sırasında sistem en eski partiden düşmesi gerektiğini bilir (FIFO).
• Yaklaşan SKT raporu gerçek durumu yansıtır, tahmini değil.

Parti takibi manuel defterde neredeyse imkânsızdır. Barkodlu bir stok takip programı ise mal kabul sırasında partiyi ve SKT'yi kaydetmenizi, satışta otomatik olarak doğru partiden düşmesini sağlar.

Mal Kabulde SKT Nasıl Kaydedilir?

Mal kabul anı, SKT takibinin tek gerçek fırsatıdır. Ürün rafa girmeden önce şu üç bilgi sisteme girilmelidir:

• Ürün kodu veya barkod (kamera ile okutulabilir)
• Gelen adet
• Parti numarası ve son kullanma tarihi

Bu üç alanı doldurmak her sevkiyatta birkaç saniye sürer. Ama atlanırsa, o partinin kaderi belirsiz kalır ve ay sonunda rafta ne olduğunu kimse bilemez.

Son Kullanma Tarihi Takibi İçin Uyarı Sistemi Nasıl Kurulur?

Uyarı sistemi, SKT takibini pasif bir kayıttan aktif bir yönetim aracına çevirir. Amaç, ürün rafta ölmeden önce harekete geçmenizi sağlamaktır.

1. Uyarı Eşiklerini Belirleyin

Her ürün grubu için farklı eşik kullanın. Örneğin:

• Süt ürünleri: 3 gün kala uyarı
• Şarküteri: 5 gün kala uyarı
• Kozmetik: 60 gün kala uyarı
• Uzun ömürlü gıda: 90 gün kala uyarı

Eşikleri çok geniş tutarsanız liste şişer ve dikkatinizi dağıtır. Çok dar tutarsanız müdahale edecek zaman kalmaz.

2. Uyarıyı Satış ve İndirim Kararına Bağlayın

Uyarı listesi geldiğinde üç seçeneğiniz vardır: hızlı satış (raf önü, ikinci ürün indirimi), tedarikçiye iade veya fire kabulü. Hangi ürünün hangi yola gideceğini önceden belirlemek, panik kararlarını önler. İade hakkı olan ürünlerde SKT uyarısı, iade süresini kaçırmamanızı sağlar.

3. Raporu Haftalık Rutine Bağlayın

SKT raporunu haftada bir kez, aynı gün ve aynı saatte okumak alışkanlık haline gelmelidir. Örneğin her pazartesi sabahı raf düzenlemesi ve rapor kontrolü birlikte yapılabilir. Bu rutin, mağaza stok sayımı çalışmanızla da birleşir.

FIFO ve FEFO: Doğru Partiyi Öne Koymak

Stokta iki temel çıkış kuralı vardır: FIFO (ilk giren ilk çıkar) ve FEFO (ilk biten ilk çıkar). Gıda ve kozmetikte doğru kural FEFO'dur.

FIFO, malın giriş sırasına bakar. Ama sonradan gelen bir parti, daha eski bir tarihte bitebilir. FEFO ise son kullanma tarihine göre önceliklendirir; en yakın tarihli parti önce satılır. Bu fark, aynı ürünün farklı partilerini doğru sıraya dizmenizi sağlar.

Raf dizilişi de FEFO'ya uymalıdır: yeni gelen parti arkaya, eski parti öne. Programdan çıkan FEFO listesi ile fiziksel raf sırası tutarsız olursa, sistem doğru rakam tutsa bile rafta yanlış ürün satılır.

SKT Kaynaklı Fire Nasıl Ölçülür?

SKT takibinin işe yarayıp yaramadığını görmek için fire rakamına bakmanız gerekir. Fire, sadece satılamayan ürün değil; raf emeği, nakit ve tedarikçi ilişkisidir.

Ölçmek için şu üç veriyi ayrı takip edin:

• SKT nedeniyle zayi olan ürün adedi ve tutarı
• İndirimle kurtarılan ürün tutarı (normal fiyat ile indirimli fiyat farkı)
• Tedarikçiye iade edilen tutar

Bu üçünü ayrı izlerseniz, sorunun tedarik fazlasından mı, yavaş satıştan mı, yoksa raf dizilişi hatasından mı kaynaklandığını görürsünüz. Fire rakamları stok fire oranı hesabınızla birleştiğinde anlam kazanır.

Sektöre Göre SKT Takibi İpuçları

Market ve Bakkal

En kritik raflar süt ürünleri, şarküteri ve fırın reyonudur. Bu üç raf için günlük kontrol, diğer raflar için haftalık kontrol yeterlidir. Kısa ömürlü ürünlerde sipariş adedini satış hızına göre daraltmak, en etkili fire önleme yöntemidir.

Eczane ve Kozmetik

Burada iki tarih vardır: son kullanma tarihi ve açıldıktan sonraki kullanım süresi (PAO). PAO bilgisi ambalajda ayrı bir sembolle gösterilir. Stok kartına hem SKT hem PAO alanı eklemek, testere ve açılmış ürünlerin takibini kolaylaştırır. Butikler için stok programı yaklaşımındaki sezon takibi de kozmetikte koleksiyon bazlı planlamaya uyarlanabilir.

E-Ticaret

Pazaryerinde satılan ürünlerde iade riski SKT ile doğrudan bağlantılıdır. Depoda kalan parti tarihine göre listeleme yapmak, iade oranını düşürür. Online satışta e-ticaret stok takip programı kurarken SKT alanının zorunlu olmasını sağlayın.

Oto Yedek Parça ve Hırdavat

Bazı kimyasallar, yapıştırıcılar ve sıvı ürünler raf ömrü taşır. Adet bazlı takip yeterli görünse de, oto yedek parça stok takip sürecinde kimyasal kalemler için SKT alanı açmak uzun vadede zararı önler.

Sıkça Sorulan Sorular

Son kullanma tarihi takibi nedir?

Son kullanma tarihi takibi, stoktaki ürünlerin raf ömrünü parti bazında izleyip süresi yaklaşan ürünleri öncelikli satışa yönlendirme yöntemidir. Amaç, ürün rafta bozulmadan satılmasını sağlamak ve fireyi azaltmaktır.

SKT takibi nasıl yapılır?

Mal kabul anında her partinin tarihi sisteme girilir, ürün grubuna göre uyarı eşiği tanımlanır ve haftalık SKT raporu okunur. Satışta FEFO kuralı uygulanarak en yakın tarihli parti öne alınır.

Son kullanma tarihi takibi ücretsiz mi?

Basit Stok'un ücretsiz planında 100 ürün kartına kadar takip yapılabilir ve kamera ile barkod okutma ücretsizdir. Sınırsız plan yılda ₺6.500 + KDV'dir; harici barkod okuyucu desteği bu planda gelir.

Parti numarası girmeden SKT takibi yapılır mı?

Yapılabilir ama güvenilir olmaz. Aynı ürünün farklı sevkiyatları farklı tarihler taşıdığı için parti bazlı kayıt olmadan rapor sizi yanıltır ve raf dizilişi ile sistem tutarsız kalır.

Hangi ürünlerde SKT uyarı süresi kısa tutulmalı?

Süt ürünleri, taze et ve şarküteri gibi raf ömrü günlerle ölçülen ürünlerde 3-5 gün; kozmetikte ise 60 gün gibi daha uzun eşikler uygundur. Eşikleri tedarik hızınıza göre kendiniz ayarlamalısınız.

Bu adımları Basit Stok ile uygulayın

SKT takibini defterde veya Excel'de sürdürmek kısa vadede mümkün görünse de, parti bazlı tarih takibi ve otomatik uyarılar için pratik bir araca ihtiyaç duyarsınız. Basit Stok, barkod destekli, bulut tabanlı ve kurulumsuz bir mobil stok takip uygulamasıdır; Android ve iOS'ta çalışır. Kamera ile barkod okutma ücretsiz planda da vardır, harici barkod okuyucu desteği sınırsız planda sunulur.

Ücretsiz plan 100 ürün kartına kadar ürün takibine izin verir; sınırsız plan yıllık ₺6.500 + KDV'dir. Başlamak için market stok programı sayfasına göz atın, güncel koşullar için kampanya sayfasını inceleyin.

Önerilen ilk adım şudur: en yüksek riskli rafınızdaki ürünleri sisteme parti ve SKT bilgisiyle girin, ardından o raf için uyarı eşiğini belirleyin. İlk hafta sonunda gelen SKT raporu, sistemin ne kadar işe yaradığını size somut olarak gösterecektir.